Cómo empezar a emitir facturas electrónicas en Perú, paso a paso

Emitir facturas electrónicas no es complicado, pero sí tiene un orden. Saltarse un paso es lo que hace que la primera factura rebote y que uno pierda la tarde entendiendo un código de error.

1. Ten el RUC activo y afecto a renta de tercera categoría

Parece obvio y es lo primero que falla. Revisa en la Ficha RUC que el estado sea ACTIVO y la condición HABIDO. Si figuras como NO HABIDO, SUNAT te va a rechazar los comprobantes y ningún sistema puede evitarlo.

2. Consigue un certificado digital vigente

El certificado es lo que firma tus comprobantes. Va a nombre de tu RUC, tiene fecha de vencimiento y se compra a una entidad de certificación autorizada. Es un archivo con contraseña, y esa contraseña la necesitas al instalarlo en tu sistema. Guárdala donde la vuelvas a encontrar.

El error más común aquí es dejar que venza. Cuando vence, todo deja de emitirse el mismo día, sin aviso previo. Anota la fecha en el calendario con un mes de anticipación.

3. Define tus series

Cada tipo de comprobante lleva su serie. Las facturas empiezan con F, las boletas con B, y llevan un correlativo que no se puede repetir ni saltar arbitrariamente. Si tienes varios locales, conviene una serie por local: así el correlativo de una tienda no depende de lo que haga la otra.

4. Elige el sistema que va a emitir

Aquí es donde se decide si el proceso va a ser cómodo o una pelea diaria. Lo mínimo que debe hacer el sistema:

• Armar el XML en el formato UBL que exige SUNAT y firmarlo con tu certificado.
• Enviarlo y guardar el CDR, que es la constancia. Ese archivo es el que vale en una fiscalización, no el PDF.
• Decirte en palabras por qué te rechazaron algo, no solo devolver un código.
• Permitir corregir y reenviar sin capturar la venta de nuevo.

5. Emite una de prueba antes de abrir

Emite una boleta por un sol a tu propio nombre y confirma que llega el CDR de aceptación. Es cinco minutos y evita descubrir el problema con un cliente esperando en el mostrador.

Qué hacer si te rechazan un comprobante

Un rechazo no es una multa: es un comprobante que no llegó a existir. Lee el motivo, corrige y reenvía. Los rechazos más frecuentes son de datos del cliente —un RUC que no existe, un tipo de documento que no corresponde al comprobante— y de importes que no cuadran por décimos de sol, casi siempre por un descuento repartido con redondeo distinto al que espera SUNAT.